Microsoft Office – niby zwykłe oprogramowanie na komputer, a przywołuje tyle wspomnień… Sprawdziany z formatowania w Wordzie, wstawianie tabel w Excelu na lekcjach informatyki, czy przygotowywanie prezentacji na historię w Power Poincie. Brzmi znajomo?
Microsoft Office to nie tylko zestaw przydatnych narzędzi w szkole czy na studiach, ale przede wszystkim biurowy niezbędnik, bez którego ciężko byłoby dokończyć większość ważnych projektów.
Kiedyś wybór był prosty – funkcjonowała tylko wersja pudełkowa, która polegała na jednorazowym zakupie produktu. Każdy, kto chciał mieć na komputerze pakiet Microsoft Office, kupował dożywotnią licencję na jego konkretną wersję.
W 2019 roku sytuacja prezentuje się nieco inaczej. Obecnie jednym z wyraźniejszych trendów w branży e-commerce okazało się oferowanie usług w modelach subskrypcyjnych. Choć abonamentowy pakiet Microsoft Office 365 nie jest nowością na rynku, to dopiero teraz zyskał na popularności, wraz z modą na rozwiązania subskrypcyjne. Czy aby na pewno?
Postanowiliśmy przyjrzeć się bliżej obu rozwiązaniom – tradycyjnemu Microsoft Office na licencję oraz nowoczesnemu Microsoft Office 365 na abonament i rozważyć wady i zalety obu pakietów!
Klasyczny Microsoft Office 2019, czyli biuro stacjonarne
Jeśli jesteś typem uporządkowanej osoby, która ceni pewność i stabilność, najnowszy Office 2019 w klasycznej, pudełkowej wersji będzie dla Ciebie świetnym wyborem. Przede wszystkim dlatego, że płacisz tylko jeden raz, instalujesz go na twardym dysku komputera, a potem masz “święty spokój”.
Patrząc w długiej perspektywie czasu, taki pakiet prezentuje się korzystnie finansowo, ponieważ dostajesz dożywotni dostęp do produktu. Jednak będziesz mógł z niego korzystać tylko do czasu, kiedy przestanie być zgodny z kolejnymi wersjami Windows. W pakiecie otrzymujesz najważniejsze aplikacje: Word, Excel, Outlook, PowerPoint i OneNote.
Rozwiązanie to jednak ma też wiele wad. Oprogramowanie będzie aktualizowane tylko w bieżącej wersji. Kiedy Microsoft wyda nową odsłonę pakietu np. Office 2022, aktualizacje nie będą automatycznie pobierane (pozostanie jedynie wsparcie dla zabezpieczeń). Nie otrzymasz również dostępu do nowych funkcji, które będą się co jakiś czas pojawiać w ramach Office 365.
Poza tym, pakiet będziesz mógł zainstalować tylko na jednym urządzeniu. Jeśli masz komputer i laptopa, oprogramowanie będziesz mógł zainstalować tylko w jednym miejscu.
Nowoczesny Office 365, czyli biuro w chmurze
Jeśli lubisz mieć wszystko zawsze zaktualizowane do najnowszej wersji, Office 365 jest stworzony dla Ciebie. Pakiet sprzedawany jest w modelu subskrypcyjnym. Oznacza to, że aby korzystać z usługi, będziesz musiał płacić określoną sumę pieniędzy w regularnym odstępie czasowym (miesięcznym lub rocznym).
Jest to wygodna opcja, ponieważ w każdej chwili możesz anulować subskrypcję, albo przejść na inny, bardziej lub mniej zaawansowany pakiet.
W Office 365 ponadto możesz zarządzać plikami “w chmurze”, czyli wirtualnej platformie, do której macie dostęp Ty i współpracownicy. Możecie w niej udostępniać pliki, edytować dokumenty i generalnie współpracować ze sobą. Jest to niezwykle wygodne narzędzie, zwłaszcza w czasach coraz bardziej popularnej pracy zdalnej i biur wirtualnych.
Kolejną zaletą jest fakt, że aplikację możesz zainstalować na 5 różnych urządzeniach (5 komputerach, 5 tabletach i 5 smartfonach). Licencja jest przeznaczona na jednego użytkownika, a nie jedno urządzenie, jak w przypadku klasycznej wersji Office 2019. Przyznasz, że jest to dużo wygodniejsze rozwiązanie?
Poza tym, używając Office 365, możesz mieć pewność, że korzystasz zawsze z najnowszej wersji programu. Pakiet zawiera bezpłatne aktualizacje, dzięki którym masz dostęp do najnowocześniejszych funkcji aplikacji, tak długo, jak ważny jest Twój abonament. Dotyczy to również tzw. dużych aktualizacji, czyli przykładowo z wersji 2016 na 2019. Nie musisz nic za to dopłacać!
Aktualizacja listopad 2020
(Marcin Pieleszek)
Microsoft 365 (do niedawana Office 365 o zmianie marki pisałem na naszym blogu: https://blog.domeny.tv/microsoft-365-zastapi-office-365-koniecznie-sprawdz-zmiany/) to już ponad dwadzieścia aplikacji on-line, pozwalających organizować pracę w chmurze, według zupełnie nowych standardów i wymagań biznesowych. Na podkreślenie zasługuje możliwość organizacji w sposób bardzo efektywny pracy grupowej, również tej wykonywanej zdalnie. Pakiet idealnie odpowiada na współczesne potrzeby firm (w zależności od wersji, od małych i mikro firm do dużych wielooddziałowych organizacji).
Aplikacje on-line Microsoft 365
Z dostępnych aplikacji należy wyróżnić:
Teams – zaawansowane narzędzie pracy grupowej i niezwykłe możliwości: spotkania on-line z nagrywaniem i kalendarzem do ich planowania, chat, wiele kanałów komunikacji w zespole, integracja z innymi aplikacjami i automatyczne współdzielenie zawartości w zespole (np. Word on-line, Excel on-line itp.)
Jak bezproblemowo zacząć pracę zdalną w Teams przeczytasz w moim artykule:
Stream – to firmowa „biblioteka” nagrań video (np. szkolenia, instrukcje, zapis spotkań on-line) z możliwością udostępniania dla całej organizacji lub wybranych osób.
SharePoint – witryny pracy grupowej, czyli firmowy intranet, możliwość tworzenia w prosty sposób witryn do wymiany informacji i publikowania plików i list (prostych baz danych), ponadto kilkaset aplikacji (w oficjalnym repozytorium Microsoft), które rozwiązują różne problemy biznesowe możliwe do zaimplementowania w oparciu o SharePoint.
Outlook – klient poczty elektronicznej stworzonej na potrzeby biznesu z kalendarzem i zadaniami do wykonania (wszystko obsługuje serwer poczty Exchange i skrzynka 50 GB).
Planner – z nim szybko zaplanujesz co jest w najbliższym czasie do wykonania, z terminem i osobą odpowiedzialną, sprawnie koordynując pracę zespołu.
Forms – przy jego pomocy łatwo zapytasz swoich klientów i kontrahentów co jest dla nich ważne, publikując w parę minut profesjonalną ankietę.
Więcej o pracy grupowej w Microsoft 365 w artykule:
Klasyczne wersje aplikacji
w Microsoft 365
Dodatkowo w Microsoft 365 Business Standard otrzymasz tak samo jak w przypadku Office 2019, możliwość korzystania z klasycznych wersji aplikacji pakietu Microsoft 365 dla komputerów PC i Mac:
– najbardziej znanych i popularnych aplikacji: Word (edytor tekstu), Excel (arkusz kalkulacyjny), PowerPoint (grafika prezentacyjna),
– bardzo przydatny program do tworzenia i organizowania notatek OneNote,
– rozbudowanego i niezwykle funkcjonalnego, biznesowego klienta poczty Outlook
– aplikacji do tworzenia profesjonalnych materiałów marketingowych – Publishera,
– programu do tworzenia aplikacji biznesowych z bazami danych – Accessa.
Większość z tych aplikacji nie występuje standardowych ofertach Office 2019, które zawierają klasyczne programy, takie jak Word, Excel, PowerPoint, OneNote i Outlook. Jedynie pakiet Microsoft Office Professional 2019 oferuje dodatkowo możliwość korzystania z Publishera i Accessa.
Myślisz, że to koniec zalet subskrypcji Microsoft Office 365? Nic z tego. W pakiecie dostaniesz jeszcze 1 TB przestrzeni dyskowej OneDrive (z możliwością przechowywania i udostępniania danych, historią wersji plików oraz automatycznych wykonywaniem kopii danych, które masz na swoim komputerze) oraz dostępną przez 24h/dobę pomoc techniczną.
Poza tym koszty zarządzania firmowymi licencjami Microsoft Office 365 są niższe i bardziej przewidywalne.
Co wybrać?
Wszystko zależy od Twoich potrzeb i sposobu pracy. Jeśli większość czasu spędzasz w biurze stacjonarnym, w którym korzystasz zawsze z tego samego komputera lub laptopa, Office 2019 może okazać się najlepszym rozwiązaniem. Szczególnie, gdy prowadzisz działalność jednoosobową i nie ma potrzeby, żebyś pracował na jednym dokumencie z wieloma osobami naraz. Poza tym, może dodatkowe aplikacje biznesowe nie są Ci potrzebne. Zamiast tego klasyczny komplet, składający się z Worda, Excela, PowerPointa, Outlooka i OneNote będzie wystarczający.
W sytuacji, gdy nie chcesz ponosić jednorazowego, znacznego kosztu lub też zatrudniasz więcej osób i często pracujecie zdalnie, proponujemy Office 365. Dzięki temu będziecie mieć dostęp do plików z każdego miejsca na ziemi oraz możliwość edytowania ich w dowolnym momencie.
Aplikacje znajdujące się w pakiecie Office 365 usprawnią działanie Twojego biznesu i pomogą w jego dalszym rozwoju. Liczba osób w firmie może ulec zmianie, a Ty w razie potrzeby możesz w każdej chwili dodać lub anulować subskrypcję. Dzięki temu optymalnie wykorzystasz pieniądze.
Przekonaliśmy Cię do subskrypcyjnego modelu?
Odpowiada za działania marketingowe marek Domeny.tv, MSERWIS.pl oraz Dotinum.
