Zdalna praca grupowa w Microsoft Office 365. Przydatne narzędzia.

Zdalna praca grupowa w Microsoft Office 365

Praca zdalna stała się bardzo popularna i jest obecnie jedną z metod optymalizacji działania wielu organizacji. Na znaczeniu zyskały narzędzia, które zapewniają efektywność pracy grupowej.

Jako pracę grupową rozumiemy w tym przypadku udostępnienie informacji i edycję w czasie rzeczywistym dla członków danej organizacji, ale również jej klientów czy kontrahentów.

W pakiecie Office 365, narzędzia działające on-line pozwalają się dzielić informacją w prosty i intuicyjny sposób.

Wszystkie funkcjonalności przedstawione w artykule są elementem podstawowej licencji usługi chmurowej Microsoft 365 Business Basic (dawniej Office 365 Business Essentials).

Zacznijmy od tych niekoniecznie najbardziej znanych, ale pokażemy również najważniejsze funkcje tych bardzo popularnych, charakteryzując jednocześnie konkretne potrzeby biznesowe.

Ankiety dla pracowników, badania rynkowe potencjalnych klientów – MS Forms

Microsoft Forms pozwala tworzyć i udostępniać ankiety i testy. W testach możemy przypisywać oceny punktowe z funkcją automatycznego raportowania wyników. Narzędzie jest bezcenne do badania opinii i preferencji, ale również do sprawdzania wiedzy (np. testy BHP dla pracowników).

Udostępnianie formularzy może być realizowane, w ramach organizacji (dostępne po zalogowaniu wraz z identyfikacją użytkownika) lub poza nią (ankiety anonimowe).

Tworzenie i udostępnienie ankiety wykonujemy w kilku prostych krokach:

Wszystkie aplikacje/ Forms/. Utwórz nowy formularz (lub możemy użyć Nowy test z punktacją i automatycznym obliczaniem wyników)/ Wpisz tytuł i opis (np. Ankieta)

Następnie klikamy: Dodaj nowy (możemy dodawać kolejne pytania do 100 pytań)/ Wybór i wpisujemy treść kolejnych pytań w polu Pytanie i warianty odpowiedzi w polach Opcja 1, Opcja 2 itd. (możemy dodać kolejne opcje używając przycisku „+”).

Rysunek 1 Udostępnienie ankiety w MS Forms
Rysunek 1 Udostępnienie ankiety w MS Forms

Aby udostępnić ankietę kliknij Udostępnij/. Wybieramy jedną z dwóch opcji (Rysunek 1):

  • Każda osoba mająca link może odpowiadać (ankieta anonimowa dla osób z organizacji i poza nią)  
  • Tylko osoby w mojej organizacji mogą odpowiadać (ankieta dostępna po zalogowaniu, w arkuszu odpowiedzi będą widoczne loginy osób, które na nią odpowiadały)

Link do ankiety możemy pobrać klikając przycisk Link.

W obu przypadkach należy wysłać link do ankiety z listem przewodnim, zachęcającym do udzielania odpowiedzi i poinformować, jak zostaną wykorzystane wyniki ankiety.

Generowanie automatycznych wiadomości dla zespołu – Power Automate

Udzielenie odpowiedzi przez respondentów na ankietę, może generować automatyczne powiadomienia dla zespołu, który jest zainteresowany bieżącym zaangażowaniem respondentów oraz wynikami ankiet.

Należy wybrać: Wszystkie aplikacje/ Power Automate (dawniej Microsoft Flow). 

Następnie z menu Szablony/Powiadom zespół po przesłaniu nowej odpowiedzi (można skorzystać z narzędzia wyszukiwania w szablonach). Klikamy przycisk: Kontynuuj.

W oknie jak na Rysunku 2 w polu Identyfikator formularza z listy wybierz np. Ankieta.

Przewijamy w dół i w oknie jak na Rysunku 3 i wybieramy nazwę zespołu do którego będą przesyłane wiadomości  np. Dział Marketingu i Kanał komunikacji (najczęściej General) oraz wpisujemy komunikat jaki ma być wysłany oraz kliknij Zapisz.

Więcej o definiowaniu zespołów w artykule na naszym blogu:

Jak szybko i bezproblemowo zacząć pracę zdalną w Microsoft Office365 Teams? 

Rysunek 2 Wybór identyfikatora formularza, w celu generowania automatycznych powiadomień.
Rysunek 2 Wybór identyfikatora formularza, w celu generowania automatycznych powiadomień.
Rysunek 3 Wybór zespołu do którego będą przesyłane automatyczne powiadomienia.
Rysunek 3 Wybór zespołu do którego będą przesyłane automatyczne powiadomienia.

Można wybierać z gotowych szablonów do automatyzacji zadań (w zależności od potrzeb biznesowych) w menu Szablony. Przykładem jest bardzo praktyczne automatyczne zapisywanie załączników z poczty e-mail na dysku OneDrive (w folderze o nazwie Email attachments from Flow): Zapisz załączniki wiadomości e-mail usługi Office 365 w usłudze OneDrive dla Firm.

Wspólna praca nad plikami, praca „na żywo”

Najbardziej popularną usługą w systemach chmurowych jest udostępnienie plików dla członków zespołu w którym pracujemy. W Microsoft Office 365 po udostępnianiu zasobów możliwa jest  równoczesna praca grupowa – nawet 100 osób równocześnie). Wspólne projekty realizujemy w między innymi aplikacjach: Word, Excel, PowerPoint.

Aby udostępnić plik w celu realizacji wspólnych zadań uruchamiamy aplikację np. Word (on-line lub klasyczną aplikacja na komputerze)  klikamy przycisk Udostępnij i wybieramy jedną z opcji (Rysunek 4):

  • Każda osoba dysponująca linkiem (tzw. tryb półprywatny) dla każdej osoby (również spoza naszej organizacji) która posiada link.
  • Osoby w organizacji dysponująca linkiem (każda osoba w naszej organizacji po kliknięciu linku).
  • Określone osoby (indywidualnie nadajemy uprawnienia) wybieramy osoby w listy adresowej naszej organizacji.

Ważne jest, że jeśli chcemy pracować na dokumencie wspólnie, musi być zaznaczony checkbox: Zezwalaj na edytowanie. Zatwierdzamy ustawienia przyciskiem Zastosuj.

Możemy wysłać powiadomienia o udostępnieniu zasobów wybranym osobom przyciskiem Wyślij lub wybrać Kopiuj link  i wysłać wybranym osobom, które w trybie półprywatnym będą miały dostęp.

Możemy sprawdzać kto edytował plik w wykorzystując opcje w OneDrive Historia wersji (dostępna w menu kontekstowym – prawy przycisk myszy). Będzie ślad ingerencji również przez użytkowników anonimowych w trybie półprywatnym („Współautor gość”) Rysunek 5.

Rysunek 4 Udostępnianie plików do pracy grupowej w MS Word.
Rysunek 4 Udostępnianie plików do pracy grupowej w MS Word.
Rysunek 5 Sprawdzanie historii wersji pliku w usłudze OneDrive.
Rysunek 5 Sprawdzanie historii wersji pliku w usłudze OneDrive.

Tworzenie planu pracy zespołu – Planer

Przygotowany i udostępniony dla zespołu prosty plan pracy (zadania, data wykonania, osoba odpowiedzialna), może znacznie zwiększyć efektywność i jakość pracy, szczególnie przy pracy zdalnej. Taki plan tworzy się i udostępnia w kilku krokach:

  1. Wszystkie aplikacje/ Microsoft Planer.
  2. Utwórz plan (Nowy plan)/ Wpisujemy nazwę planu i wybieramy opcję Prywatny – tylko dla członków organizacji dodanych do Planu (może być również Publiczny dla wszystkich członków organizacji)/ Klikamy Utwórz plan.
  3. Klikamy  „+Dodaj zadanie/ Wprowadzamy nazwę zadania, Ustawiamy datę ukończenia oraz Przydziel (wybieramy osobę odpowiedzialną w organizacji) oraz ostatecznie zatwierdzamy przyciskiem: Dodaj zadanie (Rysunek 6). Następnie możemy dodawać poszczególne zadania w taki sam sposób.

Możemy dodawać do planu nowe osoby w menu Członkowie (Rysunek 7). Bardzo ważna jest opcja integracji z MS Outlook. Klikamy na ikonę Harmonogram i wybieramy opcję: Dodaj plan do kalendarza Outlook (Rysunek 8).

Rysunek 6 Dodawanie nowego zadania do planu
Rysunek 6 Dodawanie nowego zadania do planu
Rysunek 7 Dodawanie nowego członka do planu.
Rysunek 7 Dodawanie nowego członka zespołu do planu.
Rysunek 8 Dodawanie harmonogramu zadań w utworzonym planie do kalendarza MS Outlook.
Rysunek 8 Dodawanie harmonogramu zadań w utworzonym planie do kalendarza MS Outlook.

Whiteboard -Tablica jak w szkole?

Tablica niekoniecznie jak w szkole, bo aplikacja Whiteboard jest tablicą elektroniczną, łatwą w użyciu i udostępnieniu. Może być niezastąpiona do robienia notatek i rysunków przez zespół np. podczas „burzy mózgów”.

W kilku prostych krokach tworzymy i udostępniamy „ekran” do pracy wspólnej:

Wszystkie aplikacje/ Whiteboard/ Utwórz nową tablicę/ Udostępnij/ Kopiuj link (do wysłania członkom zespołu) – Rysunek 9

Rysunek 9 Udostępnianie elektronicznej tablicy do pracy grupowej.
Rysunek 9 Udostępnianie elektronicznej tablicy do pracy grupowej.

Praca zdalna w jednym miejscu dzięki Teams

Komunikator Teams, który zastąpił aplikację Skype for Business, okazał się niezastąpiony dla wielu firm oraz instytucji edukacyjnych. Umożliwił nie tylko zdalne szkolenia (zajęcia) i spotkania wideo z udostępnianiem materiałów oraz nagrywaniem sesji, ale również sprawne zarządzanie współpracującymi ze sobą zespołami.

Pisaliśmy o tym wraz z instrukcjami krok po kroku we wspomnianym już artykule Jak szybko i bezproblemowo zacząć pracę zdalną w Microsoft Teams.

W tej aplikacji pracujemy (komunikujemy się i udostępniamy zasoby plikowe) dla:

  • Zespołów (Grup) np. Dział Marketingu 
  • Kanałów (Projektów – zadań do wykonania)  Rysunek 10
Rysunek 10 Udostępnianie plików dla Kanału (Projektu): Realizacja nowej kampanii Facebook.
Rysunek 10 Udostępnianie plików dla Kanału (Projektu): Realizacja nowej kampanii Facebook.

Zarządzenie Zespołem lub kanałem (np. dodawanie członków) odbywa się z menu „…” (Rysunek 11). W celu zapewniania sprawnej komunikacji możemy pobrać adres e-mail, na który wyślemy wiadomość dla członków zespołu lub kanału komunikacyjnego.

Rysunek 11 Menu do zarządzania zespołem lub kanałem w Microsoft Teams
Rysunek 11 Menu do zarządzania zespołem lub kanałem w Microsoft Teams

Witryna do współdzielenia informacji w mniej niż 5 minut

Nową stronę www udostępnioną wybranym osobom z naszej firmy, tworzymy bardzo prosto:

  1. Wszystkie aplikacje/ SharePoint/ Utwórz witrynę/ Witryna zespołu/
  2. Wpisujemy nazwę witryny/ Klikamy Dalej/ Dodaj właścicieli (administratorów) i członków/ Klikamy Zakończ

Ale nie musimy tego robić, bo witrynę utworzył za nas program Teams w momencie dodawania nowego Zespołu lub Kanału.

Pozostaje tylko dodać wiadomości, które mają być współdzielone:

Kliknij przycisk Dodaj wiadomości (Rysunek 12).

Rysunek 12 Dodawanie wiadomości do witryny Zespołu utworzonej automatycznie przez  MS Teams.
Rysunek 12 Dodawanie wiadomości do witryny Zespołu utworzonej automatycznie przez MS Teams.

Office 365 – wprost nieograniczone możliwości

W artykule przedstawiliśmy tylko wybrane funkcjonalności, które można wykorzystać w efektywnej pracy zdalnej zespołu. Najważniejszymi ich cechami jest:

  • pełna integracja,
  • prosta administracja,
  • łatwość uruchomienia,
  • architektura chmurowa (nie są potrzebne własne kosztowne zasoby).

Możliwość systematycznego finansowania (zgodnie z tym jak są realizowane przychody) w niskich miesięcznych ratach, pozwala na zastosowanie opisywanych narzędzi, nawet w małych firmach. Trzeba jednak zaznaczyć, że sięgają po nie również duże globalne korporacje. 

Wdrożenie Office 365 to początek lepszej efektywności realizacji planów i zadań w firmie, prowadzącej do mniejszych kosztów organizacyjnych i kadrowych. Uruchomienie tych narzędzi jest bardzo dobrą inwestycją.

Podobał Ci się artykuł? Udostępnij

Wypełnij formularz, aby otrzymać Domenowy Niezbędnik

* Zapisując się do newslettera, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach, promocjach, produktach i usługach firmy Domeny.tv. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, a szczegóły związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych znajdziesz w polityce prywatności.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *